Diagrama de PERT

¿QUÉ ES EL DIAGRAMA DE PERT?

Un Diagrama de PERT permite establecer relaciones a partir de las dependencias de las actividades de un proyecto. Si el entregable de una actividad es necesario para empezar la siguiente, situaremos a continuación a segunda tarea. Ninguna actividad se puede realizar antes si depende de que termine otra que está planificada más tarde. De esta manera, más sencilla, explicamos qué es el Diagrama de PERT y cómo usar PERT en el proceso de planificación de tu trabajo.

En el mundo de la gestión y dirección de proyectos, la técnica de PERT es muy popular y se aplica para conocer las rutas de trabajo óptimas. Por ejemplo, si para realizar la tarea C se necesita el entregable de la actividad A, PERT nos avisará de que debemos terminar A antes de que pongamos en marcha C. Pura lógica que a priori no debe tener mayor complicación. Sin embargo, la cosa se complica cuando la ejecución de una sola actividad afecta a numerosas actividades.

Las siglas del Diagrama de PERT significan Técnica de Revisión y Evaluación de Programas, y se puede aplicar en todo el proyecto o únicamente en determinadas fases de la planificación críticas.

PERT suele utilizarse junto a técnicas CPM (Critical Path Method), para detectar esos ‘cuellos de botella’ que pueden poner en peligro el proyecto al completo. Con PERT y CPM sabremos el camino crítico de nuestros proyectos y realizaremos un mejor control de calidad de los resultados del mismo.

Así pues, este concepto está ligado directamente con la fecha de fin del proyecto. Para que este se realice dentro de plazo, lo primero que se debe desarrollar es la ruta crítica. Por ello, se hace de imprescindible identificar el camino crítico durante la etapa de planificación, a través de otra técnica muy similar al método PERT, hablamos del CPM (Critical Path Method).

Gracias a las dependencias entre actividades extraídas, obtendremos el flujo de trabajo más óptimo. Sólo así podremos evitar un retraso que paralice nuestro proyecto. Las actividades que no se relacionen con la ruta crítica, tienen una mayor holgura por lo que pueden ser susceptibles de modificaciones posteriores sin que afecte a la fecha final del proyecto.

Así pues, mientras que PERT considera los recursos necesarios para completar las actividades en una duración determinada, la lógica del CPM detecta el camino crítico y los posibles ‘cuellos de botella’ del proyecto.

Red PERT

Las técnicas PERT y CPM nos  ayudan  a  programar  un  proyecto  con  el  coste mínimo  y  la duración más adecuada, tal y como lo hace Sinnaps. Con ambas técnicas, el Project Manager podrá encontrar una compensación del esfuerzo en su proyecto. De esta manera, mejorará el clima y la cultura organizacional, pues el trabajo del equipo estará concentrado en las tareas más importantes del proyecto. Todos sabrán que lo que están haciendo es lo que más impacto tiene en el proyecto.

Teniendo en cuenta las actividades que no están dentro del camino crítico, el equipo trabajará en estas tareas cuando tenga disponibles los recursos, dejándolas al servicio de las actividades críticas en las fases más complicadas del proceso.

EL ORIGEN DE PERT

Se trata de una técnica aplicada importantes proyectos de nuestra historia contemporánea. La Armada de los Estados Unidos comenzó a utilizarla en 1958 para la planificación del proyecto Polaris, un misil balístico basado en submarinos, construido con armas nucleares durante la Guerra Fría. Se dice que gracias a la lógica de PERT, se adelantó dos años la fecha de terminación de su construcción. Toda una ventaja si tratamos un contexto bélico. El programa Apolo, por ejemplo, también fue programado siguiendo el método PERT.

En la actualidad, PERT se emplea tanto en proyecto gubernamentales como relativos a la industria. De hecho, algunos gobiernos, como el estadounidense o instituciones públicas como la NASA, exigen a las compañías privadas un trabajo basado en la lógica de PERT.

¿PARA QUÉ SIRVE EL DIAGRAMA DE PERT?

El Diagrama de PERT es utilizado por las empresas desde mediados del siglo pasado. Sus funcionalidades son múltiples, ya que entre las más destacadas, la técnica de PERT nos ayuda a saber cuál será el final del proyecto. Es decir, la fecha mínima en la que terminaremos nuestro trabajo. Esto nos permite establecer una comunicación más efectiva  con el dueño del proyecto o cliente.

Se podría decir que el método PERT cumple unos aspectos primordiales:

— Funciona a través de una red de relaciones de procedencia de los elementos que componen las actividades, respecto al orden en el que se deben ejecutar.

— Su característica fundamental es la duración de las actividades

— Busca cumplir con fechas de entrega específicas

— Evalúa el impacto de los cambios durante la ejecución del proyecto. Las simulaciones pueden gestionar mejor la incertidumbre. Si hay desviaciones de lo planificado, se comprobará cómo afecta ese cambio al proyecto en su conjunto. Lo podemos obtener automáticamente con aplicaciones avanzadas de gestión.

Además, todo ello puede estar representado en un diagrama de Gantt, tal y como lo hace la aplicación Sinnaps.

PERT también sirve para muchas más cosas. Recopilamos una serie de ventajas y desventajas del Diagrama de PERT.

Ventajas

• Organizar actividades.
• Calcular rutas de trabajo optimizadas.
• Tiene en cuenta las dependencias entre las tareas.
• Planificaciones más efectivas y realistas.
• Tiene en cuenta cada actividad de manera individual y su relación con las demás tareas.
• Permite la identificación de cuellos de botella o nodos críticos en la ruta de trabajo.
• Ayuda a cumplir plazos y presupuestos estimados.
• Mejora la toma de decisiones anticipadas y efectivas.
• Mejor integración y presentación de datos a los interesados del proyecto.

Desventajas

• No fomenta la planificación flexible. Es complicado re-planificar si aplicas técnicas de PERT en la gestión de proyectos. Afortunadamente, existen aplicaciones como Sinnaps que superan este límite para adaptar el métodos PERT y CPM al mundo tan versátil en el que vivimos hoy.
• No disponemos de datos suficientes al crear el diagrama de PERT online. Cuando realizamos la primera planificación o estimación del proyecto, aún no tenemos una información exhaustiva y completa del mismo. ¿Cómo saber la estimación exacta de costes o plazos? De ahí, que tengamos la necesidad de re-planificar y nos lleve a la primera barrera de PERT: su estatismo.
• Supone un enorme esfuerzo realizar por nosotros mismos una red de PERT de un proyecto medio. Las rutas de trabajo suelen contener varias actividades, con varias dependencias entre sí. Debemos tener en cuenta diferentes y múltiples nexos
• Único parámetro es el factor tiempo. Si falla algún dato sobre duraciones de actividades, cambios de fechas, plazos u otra variación en la gestión de recursos, toda la red PERT se vendría abajo. De ahí, la importancia de usar apps que tengan en cuenta estas desventajas del Diagrama de PERT, y que permitan planificaciones flexibles, como es el caso de Sinnaps.
• No es un método ágil. Por todo lo que hemos mencionado anteriormente, la técnica de PERT es predictiva pero no es ágil. No permite una re-valuación constante de la planificación, alejándose así de una gestión realista. Sí predice lo que sucederá en proyectos con un nivel de incertidumbre no muy elevado.